Forretningsorden

Konstituering:

Bestyrelsesmedlemmer vælges ind på generalforsamlingen for en 2-årig periode. Umiddelbart efter generalforsamlingen konstitueres bestyrelsen.

Bestyrelsen har endvidere lov til at supplere sig selv i løbet af året.

Suppleanter vælges på generalforsamlingen for en 1-årig periode.

Bestyrelsesmøder:

Bestyrelsesmøder holdes primært i rytterstuen i Ellum Rideklub, men under særlige omstændigheder kan et møde afholdes privat ved et af bestyrelsesmedlemmerne. Dette varsles i god tid, så alle er opmærksomme på denne ændring.

Bestyrelsesmøder afholdes efter behov. Normalt 1 gang om måneden.

Dato og tidspunkt for næste ordinære bestyrelsesmøde er fast afsluttende punkt på bestyrelsesmøder.

Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker det, kan der indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde med min. 7 dages varsel. Formanden kan om nødvendigt indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde med kortere varsel.

Suppleanter deltager i bestyrelsesmøderne.

Dagsorden og referat:

Dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder udarbejdes af sekretæren og udsendes med tilhørende bilag til bestyrelsen senest 3 dage før mødet.

Dagsordenen skal hver tredje måned indeholde punktet: Regnskabs- og budgetstatus.

Dagsordenen skal hver tredje måned indeholde punktet: Status på elevheste.

Afgørelser på bestyrelsesmøder træffes ved almindelig stemmeflerhed og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Sekretæren udarbejder referat og sender det på mail til de øvrige bestyrelsesmedlemmer samt til webmasteren, som lægger det på hjemmesiden. Sekretæren sørger endvidere for ophæng i klubben.

Bestyrelsen kan beslutte, at en del af referatet ikke skal offentliggøres.

I rutinesager eller i situationer, hvor bestyrelsen ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden alene træffe en afgørelse. Denne beslutning skal konfirmeres af den samlede bestyrelse på det førstkommende bestyrelsesmøde.

Emner til dagsordenen, der kan forelægges:

Emner til dagsordenen kan forelægges af ethvert bestyrelsesmedlem enten varslet som et særskilt punkt på dagsordenen eller frembragt under eventuelt. Emner kan endvidere forelægges bestyrelsen af ethvert medlem af klubben.

Emner til dagsordenen, der skal forelægges:

Ethvert bestyrelsesmedlem skal forelægge væsentlige spørgsmål på et bestyrelsesmøde, ordinært eller ekstraordinært, såfremt en beslutning på det pågældende område - enten økonomisk eller på grund af sin væsentlighed for klubbens medlemmer - er den samlede bestyrelse ansvarlig.

Dette indebærer, at ingen bestyrelsesmedlemmer, heller ikke de bestyrelsesmedlemmer, der bestyrer et budget alene eller sammen med et udvalg, kan træffe endelig afgørelse i en sag, der omfattes af ovennævnte bestemmelse.

Bedømmelse af om en beslutning på grund af økonomiske eller andre årsager er af væsentlighed for klubbens medlemmer træffes af den samlede bestyrelse.

Emner, der skal sendes til høring:

Et emne kan normalt ikke endeligt vedtages af bestyrelsen, såfremt det specifikt vedrører arbejdet i et eller flere udvalg, og dette/disse udvalg ikke er blevet hørt.

Bestyrelsen har ingen pligt til at følge et udvalgs indstilling, men kan afgøre sagen efter de i klubbens love, fastsatte regler.

Regnskaber og regnskabsansvarlig:

Den løbende bogføring foretages af kassereren. Klubbens kasserer er ansvarlig for, at bestyrelsen bliver underrettet om evt. uregelmæssigheder.

Kassereren udarbejder udkast til årsrapport og årsbudget til behandling i bestyrelsen.

Alle bilag skal attesteres af det bestyrelsesmedlem under hvis ansvarsområde udgiften eller indtægten henhører. Herefter vil udgiftsbilagene udbetales via bankoverførsel.

Kassereren medbringer til hvert bestyrelsesmøde et pengestrømsregnskab.

Rykkerprocedure:

Hvis medlemmerne ikke betaler deres opkrævninger til tiden vil der ved betalingsfristen blive fremsendt en rykker. Hvis der ikke reageres på denne, vil kassereren tage fat i det pågældende medlem. Hvis medlemmet af personlige årsager ikke kan betale, vil der aftales en afdragsordning med klubben.